コラム

近年はコロナウイルスの影響もあり、在宅勤務をする会社員やフリーランスの方が増加しています。「シェアオフィス」という言葉もよく耳にするようになりました。この記事では「シェアオフィスとは何か？」「どうやって利用するの？」「選び方のコツを知りたい」といった疑問について解説します。使ったことがない方もシェアオフィスがどんなものなのか、またコワーキングスペースやレンタルオフィスといったサービスの違いまでわかるようになりますよ。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、複数の企業や個人で共有して使うオフィスのこと。コロナウイルスの影響でリモートワークを取り入れる企業が増え、通常のオフィスよりも経費が削減できることから、注目を集めています。シェアオフィスには、以下のような設備が整っています。

• デスク
• イス
• パーソナルロッカー
• インターネット回線
• 複合機
• コンセント
• ドリンクサービス

提供するサービス会社によって内容は違いますが、オフィスとしての機能は一通り揃っているといっていいでしょう。シェアオフィスには有人と無人のタイプがあり、有人のオフィスは電話対応や来客の受付まで行ってくれるところもあります。在宅ワークでは集中力が切れて効率が悪いという場合、自宅近くの場所に低予算でオフィスを作れるので便利です。

シェアオフィスと似ているサービス

シェアオフィスと似たサービスに以下のようなものがあります。

• コワーキングスペース
• サテライトオフィス
• レンタルオフィス
• バーチャルオフィス

順番に解説しましょう。

コワーキングスペース

コワーキングスペースとは職業や年齢、性別を問わずさまざまな人達が同じ場所で作業できるスペースのことです。シェアオフィスとよく似ていますが、コワーキングスペースは皆が自由に働ける場所を提供しているのが特徴で、利用者同士で交流することもあります。いろいろな人が集まるので新しい人脈づくりや情報交換ができる反面、自分のチームメンバーだけでオフィスを使うといったことはできません。個人や企業それぞれが働きやすい環境設計を構築するのには、あまり向いていないといえるでしょう。場所によって異なりますが、個室が用意されているコワーキングスペースもありますので、ひとりで集中して作業したいという方ももちろん利用できます。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設置されたオフィスのことです。衛星（サテライト）のように位置することからこう名付けられました。「支社や支店とどう違うの？」という疑問がある方もいると思います。支社は会社の組織としての体制を持っていたり、その周辺地域に特化していたり、ビジネスの展開が目的となりますが、サテライトオフィスは必要最低限の設備を備えて、従業員の働き方を多様化することが目的となっているのです。場所によって次のような種類があります。

• 都市型サテライトオフィス・・・都心部に設置されるオフィス。営業に出た従業員が本社まで戻らなくても資料整理や報告ができるなど、効率よく業務を行う目的で利用される。地方に本社を持つ企業が都市部への進出のために設置することもある。
• 郊外型サテライトオフィス・・・都市部周辺の郊外、いわゆるベッドタウンに置かれるオフィスのこと。本社までの距離が遠い従業員の移動時間を削減するなどのメリットがある。
• 地方型サテライトオフィス・・・地方に設置されるオフィス。全国での事業展開や都心部での勤務が難しい人材の確保などの目的で利用される。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、その名のとおり借りる事務所です。デスクやイス、インターネット回線などの設備があらかじめ整っているオフィスを契約して借りる形となっています。部屋の一室を借りるため基本的に個室で、専用のスペースという特徴があります。備品を購入することなくすぐに利用できるので、人数の規模に合わせて部屋の変更や引っ越しも簡単に済ませられるでしょう。通常の賃貸オフィスと違い、低予算で利用ができ、法人登記も可能です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは実体のないオフィスのことで、住所だけ会社の登記に利用するといった形で利用されます。物体としての事務所がないので作業場所は別に確保しなければなりません。特徴はオフィスや設備が必要ないため、低いコストで借りられることです。住所利用、郵便物の転送、電話の転送などのサービスがあります。ただし、実際の事務所が存在しない分、信用度は下がり、業種によっては開業の許可がおりないこともあるので注意が必要です。

シェアオフィスを利用するメリット

シェアオフィスを利用することには以下のようなメリットがあります。

• 初期費用が安い
• 法人登記ができる
• 共有施設が利用できる

順番に解説しましょう。

初期費用が安い

ひとつめは初期費用を安く抑えられることです。通常、オフィスを開くには敷金や礼金、賃貸料がかかり、机やイス、プリンター機器なども用意しなければならないため、コストが高くなりがちです。シェアオフィスであれば備品はある程度用意されているうえ、月々の使用料も安く済むため手軽に利用できます。一定期間の在宅ワークや、起業したばかりの会社などには使いやすいといえるでしょう。引っ越しも簡単なので、人数に合わせて柔軟にオフィスを変更できます。

法人登記ができる

ふたつめのメリットは、法人登記ができることです。自宅の住所を公開したくないときや、都市部の住所を利用して会社の信用度を上げたいというとき、シェアオフィスを利用すればその場所で登記ができます。ネットショップを経営しているが、自宅の住所を公開するのはトラブルが起きそうで心配という場合などに便利です。ホームページや名刺に住所を記載したり、会社宛ての郵便物を受け取ったりすることもできるので、自宅で作業するよりオフィスとしての機能も上がります。

共有施設が利用できる

ミーティングルームや休憩スペースなどの共有施設が使えるのも、うれしいポイントです。複数人でWeb会議ができますし、ほかのスペースを借りている異業種の人たちとの交流もできます。休憩にドリンクサービスまで用意されているところもあり、リフレッシュしながら業務に取り組めるでしょう。自宅でひとりで作業していると、どうしても集中力が続かずパフォーマンスが落ちてしまうこともあります。適度にリフレッシュすることで、仕事の効率化をはかれるのです。

シェアオフィスを利用するデメリット

シェアオフィスには、以下のように気になるデメリットもあります。

• 情報セキュリティに不安が残る
• 周囲の雑音が気になる可能性がある

順番に解説しましょう。

情報セキュリティに不安が残る

シェアオフィスは基本的に、大勢の人が共同で使うスペースです。それはいいところであると同時にデメリットでもあります。たとえば、オフィスやコピー機に置き忘れた貴重品が盗まれてしまう、休憩室で話していた機密情報や業務内容を盗み聞きされてしまう、などのトラブルが起きないとは限りません。シェアオフィスを管理している会社も、入退館管理やセキュリティについては気を付けてくれていますが、出入りが頻繁にあるオフィスでどこまで把握できているのかは疑問があります。オフィスに貴重品は残さない、機密情報にあたる内容は共同スペースで話さないなど、自分たちでできるところはリスク管理しておいたほうがいいでしょう。また、無料で提供されているWi-Fiは回線スピードが遅く、セキュリティも弱い場合があります。パソコン作業がはかどらなかったり、情報を盗み見られたりする可能性があるので注意しましょう。

周囲の雑音が気になる可能性がある

もうひとつ、起こりやすい問題として周囲の雑音が気になるという点が挙げられます。人気のシェアオフィスであれば、同じスペースで3社、4社が同時に作業していることもあるでしょう。そんなとき、話し声や物音が気になって自分の作業に集中できなくなるかもしれません。周りが静かなほうが集中できるという方は、ノイズキャンセリングイヤホンや耳栓を使用する、もしくはスペースが完全に分断されている個室を契約したほうがいいでしょう。下見をする際に物音が気にならないか、部屋の状況や遮音システムについてよく確認しておきましょう。

シェアオフィスを利用するまでの流れ

シェアオフィスを利用するには、以下のような手順となります。

• 問い合わせ・予約
• 内見
• 申込
• 契約完了

順番に解説しましょう。

問い合わせ・予約

まずインターネット検索から情報を集め、自分の使いやすそうなシェアオフィスを見つけます。「個室があるのか？」「料金はどうか？」「利用できるサービスは何があるのか？」など気になる点を細かくチェックしておきましょう。SNSで評判のいいオフィスを探すのもひとつの方法です。人気のシェアオフィスはすぐに人が埋まってしまう可能性があるので、いいところが見つかったら、早めにお問い合わせフォームから連絡するようにしましょう。

内見

続いて日時を決めて、実際に内見します。担当の方に気になっているところを遠慮せず聞いておきましょう。どのくらいの人が使っているか、遮音効果はどの程度かなどを確認しておきたいですね。

申込

内見して、よければ申し込みをしましょう。オフィスによりますが、申し込み時には以下のような書類が必要になります。

• 身分証明書
• 印鑑証明書
• 事業内容書

公式ホームページでどのような書類が必要になるか、あらかじめチェックしておくといいでしょう。大抵の場合、申し込み後に入居可能かどうか審査が行われます。1週間ほどで終わるので、しばらく待ちましょう。

契約完了

審査に通れば契約完了です。初期費用や月額料金の支払いを済ませると、利用可能になります。仕事に必要な備品を持ち込み、都合のいいときに利用しましょう。

シェアオフィスを選ぶポイント

シェアオフィスといっても、それぞれ特徴を持ったものがあります。自分に合ったオフィスを選ぶためのポイントをご紹介しましょう。

• 立地条件
• 治安
• セキュリティ
• アクセス

以下で解説します。

立地条件

ひとつめはシェアオフィスの立地条件です。どんな目的でオフィスを使うかにもよりますが、パソコンでの作業がメインの場合は、近隣に騒音の原因になる建物はないか、集中しやすい環境かなどをチェックしておきましょう。営業の拠点として使う場合は、アクセスしやすいか、取引先の来訪が多い場合は、オフィスの印象がいいかなどがポイントになってきます。企業としてのイメージを大事にしたい場合は、オフィスの住所にもこだわる場合もあるかもしれません。一般的に、大手企業の本社がたくさんある一等地と呼ばれるようなところは、社会的信用度も高い傾向があります。

治安

次に、オフィス周辺の治安状況も調べておきたいところです。自身で利用するときもそうですが、取引先のお客様が頻繁に来訪する場合、たとえば周辺が歓楽街などで治安の悪い立地にあると使いづらく、警戒心を与えてしまいます。住んでいる町の住民のマナーはいいか、警察は来やすい場所なのか、病院は近くにあるかなどを考慮のポイントにしておきましょう。

セキュリティ

シェアオフィスでは複数の企業や個人が同じところで作業するので、インターネットのセキュリティにはとくに気を付けたいところです。無線LANの暗号化方式が古い場合、第三者に不正にログインされ会社の重要な情報が盗まれたり、マルウェアと呼ばれるコンピューターウイルスに感染させられるリスクがあります。インターネットの通信規格はセキュリティ強度の高いものを使っているか、機器のアップグレードはされているかなどを担当の方に聞いておきましょう。個人で使うパソコンのソフトウェアを最新にしておくことも大切なポイントです。オフィススペース間のしきりがない場合は、パソコンの画面が見られないよう液晶保護シートを付けるなどの配慮も必要でしょう。また、入退館管理のシステムや受付がどうなっているか、防犯カメラの数は適当かなど建物のセキュリティもチェックしておきたいところです。

アクセス

アクセスしやすい場所にオフィスがあるかどうかも、大事な点です。自宅から遠いと通うのに時間がかかりますし、駅からあまりにも離れていると、打ち合わせや商談でオフィスを使うときに相手にとって不便になります。オフィスの使い方によっても変わりますが、その場所がアクセスしやすいかどうかもしっかり検討しておきましょう。駐車場のないシェアオフィスだと、近隣のコインパーキングを使わなければならなくなるので、車で通いたい場合は、駐車場があるかどうかも大事なポイントです。用途に合わせて柔軟に使えるシェアオフィスですが、企業がオフィス移転する際に必要なことはなんでしょうか。こちらでは当日までのチェックリストと一緒に解説しますので、合わせてご覧ください。

まとめ

新型コロナウイルスの流行で在宅ワークが広がりつつある昨今では、家で作業しているけどパフォーマンスが落ちて困っているという人もいるでしょう。シェアオフィスやコワーキングスペースをうまく活用すれば、自宅より快適な環境で効率的に業務を進められます。WORKPHILは24時間利用可能で、個室でプライバシーが確保されたソロワークプラン、3〜6名で利用できる少人数オフィス、Web会議ができるミーティングルームやドリンクサービスと、リフレッシュしながら作業できる環境が整えられています。精力的に作業したいという方には向いているといえるでしょう。新大阪駅から徒歩2分とアクセスも良好です。ご興味のある方は内見の予約を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。