コラム

コロナ禍でリモートワークが増えたこともあり、最近は大きなオフィスから小さなオフィスに移転する企業が少なくありません。しかし、スムーズに移転するには、前もって念入りに準備をすることが重要です。オフィス移転をする際は、最低でも半年ほど前から移転プロジェクトを立ち上げて、業者の手配や必要な手続きを行いましょう。この記事では、オフィス移転の際にやることの時期別チェックリストと、オフィス移転に必要な手続きを解説します。

オフィス移転のチェックリスト

オフィスを移転する際にやることを、時期別に解説します。チェックリストも活用しながら、漏れのないように対応していきましょう。

6か月前までにやること

オフィス移転6か月前までにやることは、以下のとおりです。

1. 移転プロジェクトを立ち上げる

オフィスの移転が決まったら、速やかに移転プロジェクトを立ち上げましょう。担当者を決め、移転のスケジュールを詰めていきます。50～100名規模の企業なら総務から担当者を選出することが多いですが、各部署からも1人ずつ担当者を出してもらうと、各部署の意見や希望も取り入れながらオフィスの移転が進められるでしょう。50名以下の企業では、社長や経営層が中心となって移転プロジェクトを進めるのが一般的です。プロジェクトを立ち上げたら、現在のオフィスの課題や改善点を洗い出しておくと、移転を機により働きやすいオフィスが作れます。課題や改善点を洗い出す際のカギとなるのが「なぜ移転するのか・どのようなオフィスにするのか」という移転の目的やコンセプトです。移転の目的やコンセプトが曖昧だと、課題や改善点の洗い出しが進まず、移転しても結局現在と同じようなオフィスになってしまいます。課題や改善点の洗い出しが進まないときは、まずプロジェクトメンバーで移転の目的やコンセプトを話し合い、共有することから始めましょう。

2. 移転のスケジュールと依頼する業者を決める

課題と改善点の洗い出しが終わったら、移転のスケジュールと依頼する業者を決めてください。オフィスを移転する場合、デスクやパソコンといった物品を運ぶだけでなく、配線や内装工事なども必要になります。一般的な引っ越し業者では対応できないこともあるので、オフィス移転専門の業者に依頼するのがおすすめです。

3. 現在のオフィスの解約予約をする

移転のスケジュールまで決まったら、現在借りているオフィスの解約予約をします。基本的に賃貸物件は契約期限までに解約予告をしないと解約できないので注意しましょう。契約書に期限が書かれていない場合は、おおむね6か月前までに予告するのが通例です。解約予告をする際は、退居時の条件や原状回復の費用も確認し、後々のトラブルを避けましょう。

4. 移転先となるオフィスを選定する

移転先のオフィスを決める際は、現在のオフィスの課題や改善点を踏まえて選定します。立地や家賃、光熱費などチェックすべきポイントは以下のとおりです。

• 立地：通勤・業務がしやすい場所か。最寄り駅からは徒歩でどれくらいか。
• 家賃：相場とかけ離れた価格でないか
• 光熱費：水道光熱費の相場はいくらか
• 敷金礼金・保証金：敷金礼金・保証金はいくらか
• 社員の交通費：現在支給している交通費との差額はいくらか
• 周辺の施設：役所や郵便局、コンビニ、食堂などが周囲にあるか
• 広さ：オフィスを利用する人数に対して十分な広さがあるか

5～4か月前までにやること

移転5～4か月前になったら、次のことを行いましょう。

1. 新しいオフィスのレイアウトを決める

移転先のオフィスが決まったら、どこに何を配置するか決めましょう。小さな企業であれば、プロジェクトメンバーが個々の希望をヒアリングして決めます。しかし大企業の場合は、業者に一任するのが一般的です。レイアウト決めに失敗すると、一人あたりの作業スペースが狭くなり、業務効率が低下します。福利厚生のためにソファやドリンクバーなどを設置する際は、その場所も踏まえてレイアウトすることが重要です。

2. 処分する物・購入する物を決める

オフィス移転に伴って処分する物がある場合は、この段階でいつ・どのように処分するか決めておきましょう。同時に、新しく購入する物品があれば、いつ・どの業者から・いくらで購入するか決めておいてください。大きな会議用のデスクなどを購入する際は、新しいオフィスに搬入できるか出入口やエレベーターの間口も調べておくと安心です。

3. 現行システムを継続するか決める

オフィス移転を機に、業務で使用しているシステムを刷新する企業も少なくありません。現在使っているシステムをそのまま使い続けるのか、刷新するのかもこのタイミングで決めましょう。

4. 各業者と打合せを重ねて契約する

4か月前までを目安に、各業者と綿密に打ち合わせをし、契約を結びましょう。打ち合わせや契約が必要な業者は主に次のとおりです。

• 引っ越し業者
• 原状回復業者
• 移転先の内装業者
• システム関連業者
• 清掃業者
• OA機器業者

このほか、ドリンクサーバーなどを利用していれば、その業者とも打合せが必要です。

5. 移転先の内装・配線工事や現オフィスの原状回復工事を始める

移転4か月前になったら、移転先の内装・配線や、現オフィスの原状回復工事に着手してもらいましょう。新しいオフィスの内装・配線工事を始める際は、工事着手前に写真を撮っておくと搬入後の確認や退去時の原状回復交渉がスムーズです。工事にはある程度時間がかかるので、スケジュールには余裕を持たせておきましょう。

3～2か月前までにやること

移転3～2か月前になったら、社内はもとより顧客や取引先に移転することを知らせ、必要な手続きを行います。

1. 顧客や取引先に移転することを知らせる

移転3か月前になったら、顧客や取引先に移転を知らせる準備をはじめましょう。挨拶状を送る相手をリストアップし、挨拶状を印刷してください。取引先は請求書や契約書などの登録情報を変更する必要があるため、ギリギリになって挨拶状を送付するのではなく、余裕をもって1か月前には移転することを知らせておきたいものです。挨拶状の作成にも時間がかかるので、移転3か月前になったら少しずつ文面を考えたりして、挨拶状の準備をはじめましょう。

2. ホームページやメールの住所などを変更する

ホームページやメールに住所を載せている場合は、移転した日から新しいものに差し替えられるよう準備しておきましょう。メールに載せるお知らせ文は、テンプレートを作って社内で共有しておくことをおすすめします。移転した日から、全従業員が忘れずにメールに貼り付けることを徹底してください。

3. 社内に向けて資料を作り説明会を行う

関係各所に挨拶状を送付するタイミングで、社内に向けて移転に関する説明会を行うことも大切です。説明会では、主に次のことを説明しましょう。

• 移転の目的
• 当日のスケジュール
• 作業の分担
• 廃棄する物と残す物
• 廃棄する物の処分方法
• 新オフィスに持っていく物
• 移転後のオフィス仕様のルール
• 移転に関する問い合わせ先

事前に説明会を開催しておくと、移転作業がスムーズに進みます。

4. 文書や名刺の住所を変更する

書類や名刺の住所変更もこのタイミングで行いましょう。名刺以外にも、社判や封筒、社員証、請求書、領収書など、住所が書かれている書類は意外と多いものです。移転する日までに漏れなく変更しておきましょう。抜け漏れを防ぐには、チェックリストを活用するのもおすすめです。

～オフィス移転の際に住所を変更するもの一覧～

• 名刺
• 社判
• 封筒
• 社員証
• 請求書
• 領収書
• 提案書
• 見積書
• 会社案内のパンフレット
• チラシの原稿
• 社内で使用しているテンプレート各種

万が一作業が間に合わない場合は、新しいオフィスの住所を印刷したシールを作り、古い住所の上に貼るのもひとつの方法です。

5. 移転に必要な手続きの準備を行う

移転2か月前になったら、関係各所で必要な手続きを行いましょう。必要な手続きは多く、手続きを行う場所も多岐にわたります。移転前と移転後で必要な書類が異なるので、チェックリストを元に抜け漏れのないよう準備を進めましょう。

1か月前～当日までにやること

移転1か月前になったら、関係各所で必要な手続きを行い、新オフィスに移る準備をします。

1. 関係各所で手続きをする

移転1か月前になったら、都道府県税事務所や警察署などで移転に必要な手続きを行いましょう。事前に書類を作成しておくと、手続きがスムーズに進められます。

2. 内装を調整する

移転1か月前を目安に、内装をチェックし、必要があれば微調整を依頼しましょう。とくに配線関係は通行の邪魔になっていないか、予定通りになっているかを入念にチェックしてください。

3. 物品を搬入する

内装のチェックが完了したら、業者に依頼して物品を搬入してもらいます。搬入後は、壁や床に傷がついていないか忘れずに確認してください。傷がついていた場合は、その場所の写真を撮っておくと賠償を求める際有利になります。

オフィス移転に必要な手続き

ここからは、オフィスを移転する際に必要な手続きを解説します。

オフィスの解約手続き

オフィスの解約手続きは、契約に記載されている日付までに予告しなければなりません。契約書に期限が書かれていない場合は、解約希望日の6か月前を目安に貸主に予告を行いましょう。ただし、契約書に期限が明記されている場合は、6か月より前に予告をしなければならないケースもあります。解約予告ができないことにはオフィス移転のスケジュールも決められないので、オフィス移転を検討し始めた段階で契約書を確認しておくことをおすすめします。

各機関への届け出

オフィス移転にあたっては各機関への届け出も必要です。移転前に必要な手続きと移転後に必要な手続きがあるので、前もって書類を準備しておきましょう。

～移転前に必要な手続きと書類～

• 警察署・運輸支局（証明書交付日から1か月以内）：社用車の車庫証明書の取得（警察署）、自動車保管場所証明書の提出（運輸支局）
• 消防署（移転7日前まで）：防火対象物使用開始届出書、防火・防災管理者選任（解任）届出書（要：防火・防災管理者講習修了証の写し）、消防計画作成（変更）届出書の提出
• 都道府県税事務所：事業開始等申告書の提出

～移転後に必要な手続き～

• 社会保険（移転後5日以内）：適用事業所名称・所在地変更届の提出
• 労働基準監督署、公共職業安定所（移転後10日以内）：労働保険名称、所在地等変更届、
  雇用保険事業主事業所各種変更届、雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控の提出

• 法務局（移転後2～3週間以内）：本店・支店移転登記申請書、株主総会議事録（株主総会で定款を変更する場合）、株主リスト（株式会社の場合）、取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証する書面（株式会社の場合）、同意書（合同会社の場合）、委任状（代理人に登記申請を依頼した場合）の提出
• 税務署（移転後1か月以内）：異動届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書の提出

インターネット・電話回線の移転手続き

移転が決まったら、現在利用しているインターネットや電話会社に移転することを知らせ、手続きを行いましょう。いつから必要な手続きができるかは会社によって異なるため、移転プロジェクトが立ち上がった段階で問い合わせておくと安心です。

銀行・クレジットカードの住所変更手続き

銀行やクレジットカードの住所変更手続きも必要です。こちらも、いつから手続きができるかは企業によって異なります。住所変更には登記事項証明書や社印などが必要になるので、事前に準備しておくとスムーズです。

取引先への連絡

取引先へ連絡する際は、遅くても1か月前までに挨拶状を送るようにしましょう。連絡する相手は必ずリストアップしてチェックし、抜け漏れのないようにすることが大切です。取引先への連絡で抜け漏れがあった場合、相手との信頼関係が揺らぎかねません。

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まとめ

オフィスを移転する場合、少なくとも半年前からプロジェクトを立ち上げ、準備する必要があります。やらなければならないこともたくさんあるので、プロジェクトメンバーを中心に、分担して確実に行っていきましょう。新大阪でオフィスを移転するなら、新大阪駅から徒歩2分の「WORKPHIL」がおすすめです。WORKPHILは、24時間いつでも利用できる会員制のシェアオフィスです。ビジネスに必要なものがひと通り揃っているので、コストを抑えながらスピーディーにオフィスが開設できます。3～6名様までご利用いただける個室オフィスのほか、ミーティングルームやドリンクサーバー、TELブースなども完備しておりますので、小規模オフィスの移転を検討中の方はぜひWORKPHILをご利用ください。随時内覧も承っております。