コラム

テレワークの促進や働き方改革により、会社に出勤しなくても多くの仕事ができるようになりました。場所に縛られない働き方が見直され、オフィスもさまざまな形へと変化しています。レンタルオフィスはコストパフォーマンスに優れ、ビジネスに適した設備が整ったオフィスをレンタルできる場所です。スタートアップ企業やフリーランスなどが利用しやすく、サテライトオフィスとしても需要が高まっています。本記事では、レンタルオフィスのメリット・デメリットや、選ぶポイントについて解説します。

レンタルオフィスのメリット

まずは、レンタルオフィスのメリットを8つご紹介します。

初期費用を削減できる

オフィスを借りる場合、敷金や礼金、賃料、仲介手数料などの初期費用を負担する必要があります。賃貸オフィスの場合、一般的には賃料の12か月分を保証金として支払う必要があります。しかし、レンタルオフィスでは、賃料の3か月分程度もしくは保証金なしの場合もあります。また、デスクや椅子などの備品設備がすでに用意されているため、すぐに使用可能です。初期費用を削減することで、ほかの部分に費用を活用できるでしょう。

固定費を削減できる

賃貸オフィスでは、賃料以外にも水道光熱費や共益費なども考慮して、固定費を考える必要があります。しかし、レンタルオフィスでは、固定費が料金に含まれている場合が一般的です。また、利用スペースを小さくすることで料金を抑えることも可能なため、少人数の企業はレンタルオフィスの利用がおすすめです。

ビジネス価値が高いエリアにオフィスをもてる

大都市圏などのビジネス価値が高いエリアにオフィスを構えられるのも、レンタルオフィスのメリットです。立地がよくアクセス良好な場所にオフィスを置くことは、取引先からの印象がよくなるといえます。しかし、立地がよいと賃料が高く、高額なコストがかかってしまいます。レンタルオフィスは、大都市圏などのアクセスしやすいエリアにある場合が多数です。そのため、賃貸オフィスでは高額で手が出ないエリアでも、比較的安価で利用できるでしょう。

オフィスを開設するまで早い

オフィスを開設するまでが早く進むため、賃貸オフィスよりもスムーズに事業を始められるのがメリットです。賃貸オフィスで開業する場合、入居審査、改装、備品設置などが必要であり、時間がかかってしまいます。しかし、レンタルオフィスであれば、入居までの時間が早く、設備もそろっているため準備期間が短くて済みます。そのため、すぐに事業を開始できるでしょう。

法人登記ができるレンタルオフィスもある

法人設立には、会社の所在地を登記することが必要です。レンタルオフィスでは、法人登記サービスを行っている場合が多いため、きちんとした本社として事業を始められます。ただし、レンタルオフィスによっては、登記がオプションであったり、サービス自体が含まれていなかったりする場合もあるため、事前に確認しておく必要があります。

事業規模に合わせてオフィスの縮小・拡大ができる

レンタルオフィスでは、1名から利用できるスペースや大人数で利用できる大部屋など、さまざまな広さの部屋を用意しています。事業の規模に合わせて、柔軟にオフィスの大きさを変えられるのがメリットです。賃貸オフィスでは、移転に関わるコストは大きいため、事業拡大を視野に入れている場合はレンタルオフィスの利用をおすすめします。

他業種の人と交流できるチャンスがある

レンタルオフィスでは、ほかの企業やフリーランスの事業者などとフロアを共有するため、他業種の人と交流できるチャンスがあるのもメリットです。喫煙所やドリンクコーナーなどの共用スペースでも交流できるため、新しい人脈を構築してビジネスチャンスの増加にも期待できるでしょう。

便利な機能・サービスを提供している

レンタルオフィスではインターネット環境が整っているため、工事などの手間がかからず入居後すぐに利用が可能です。また、フリードリンクやシャワーブースなどの共用スペースを利用できるなど、便利なサービスも多数用意されています。自社にとって有益であるサービスや機能を提供しているレンタルオフィスを選び、ビジネスを効率よく進めていきましょう。

レンタルオフィスのデメリット

次に、レンタルオフィスのデメリットを5つご紹介します。

利用できる時間が決まっている

レンタルオフィスは、利用時間が決まっているケースが多いといえます。ビルのワンフロアを活用して営業しているレンタルオフィスの場合、早朝や深夜は利用できないのが一般的です。ビルが稼働している時間以外や休館日は、基本的にオフィスは利用できないと認識しておきましょう。深夜まで稼働したい場合には、24時間利用できるレンタルオフィスを選ぶのがおすすめです。また、日中はレンタルオフィス、深夜は自宅など別の場所で稼働するようにし、時間帯ごとに作業場所を変更することも検討しましょう。

プライバシーが確保しづらい

完全個室が基本のレンタルオフィスですが、部分的にしか仕切られていない半個室もあります。半個室では空間が区切られていないため、話し声が聞こえたり、情報漏洩などの危険が出てきたりします。共有スペースで作業する場合には、他企業の利用者とスペースをともにするため、プライバシーが確保しづらいといえるでしょう。セキュリティ面が気がかりとなるため、完全個室タイプやブースタイプで、なおかつ鍵付きのレンタルオフィスを選択することをおすすめします。

内装デザインを変更できない

レンタルオフィスは、デスクや椅子などの備品や設備が整っている反面、内装デザインを自由に変更できない場合が多数です。環境が整備されているため、内装や間取りの変更は難しいでしょう。スペースも限られており、機材を新規導入することも自由に行えません。自社に合った雰囲気の内装にしたい場合には、賃貸オフィスのほうが向いているといえます。レンタルオフィスによっては、内装を変更できるケースもあるため、事前に問い合わせて確認してみるとよいでしょう。

利用の仕方によってはコストが増加する

レンタルオフィスによって料金プランに違いがあります。なかには、基本プランとオプション料金があり、オプションを利用することで快適に使えるというレンタルオフィスもあります。デスクや椅子、ラックなどの家具などがオプションとして別料金の場合、コストが増加する可能性があります。必要なサービスが基本料金に含まれるのか、オプションなのかを考慮し、予算を超えないよう事前に確認することが大切です。

レンタルオフィス運営会社の倒産

テレワークの普及などで需要が高まっているレンタルオフィスですが、なかには経営不振により倒産を余儀なくされている会社もあります。レンタルオフィスが倒産した場合、当然利用ができなくなります。移転による登記変更、税務関係、取引先への連絡などコストと手間の負担が大きくなります。自社ビルで運営しているレンタルオフィスを選択するなど、信頼できる会社であるかを重要視して選ぶことをおすすめします。

レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

レンタルオフィスを選ぶ際、押さえておくべきポイントを8つご紹介します。

料金設定

料金設定について詳しく把握しておくことが大切です。レンタルオフィスの料金設定は、基本料金とオプション料金、この2つによって成り立っている場合が多いです。料金は安く表示されていても、管理費や共益費などがオプション料金になっている場合があります。また、秘書代行や電話代行、荷物の預かりなどがオプションになっていることもあります。その場合、想定していたコストよりも高くなってしまう可能性があります。そのため、自社で必要なサービスはどんなものか、いくらぐらいの費用がかかるのかをきちんと把握し、基本料金なのかオプションなのかを確認しましょう。料金プランに納得した上で契約することが大切です。

立地条件

レンタルオフィスを選ぶ際には、アクセスや治安のよい場所を選ぶようにしましょう。地方から通勤してくる従業員のためにも、安心して通勤できる立地であることが大切です。都心から離れた場所は賃料が安いですが、繁華街にある雑居ビルなどは治安が悪い可能性があり、毎日通うことにストレスを感じてしまう場合もあります。また、交通アクセスのよい場所にあれば、打ち合わせや営業もスムーズにできます。取引先や顧客にもよい印象を与えられるでしょう。アクセスしやすいオフィスは、起業したばかりの会社や個人事業主にとって、営業効率を上げるために効果的です。 

仕切り方・空調の仕様

レンタルオフィスの個室スペースには2種類あります。 ひとつは天井まですき間なく切られた完全個室タイプで、もうひとつは天井にすき間があり、パーティションで区切られただけの半個室タイプです。半個室タイプは、オフィスの機器や空調設備をシェアする形になっていることが多いため、賃料を安く抑えられます。 ただし、天井にすき間があるため電話などの話し声が聞こえてしまう場合があります。プライバシー確保やセキュリティ面を重要視するのであれば、完全個室タイ

プの部屋を選ぶとよいでしょう。業務のモチベーションに大きく関わるため、最適なパフォーマンスができる環境を整えることが大切です。

休憩・リフレッシュスペースの有無

従業員に快適に働いてもらうためには、休憩やリフレッシュできるスペースをきちんと設けることが大切です。リラックスできる空間があることで、オンオフの切り替えができます。これにより業務を効率的に行えたり、生産性を上げたりすることが可能です。オフィスのなかには、コワーキングスペースやラウンジが併設されているものもあります。また、ひとり当たりの占有面積が小さいと窮屈に感じてしまい、業務の効率が悪くなることにつながってしまいます。そのため余裕のあるスペースを確保することも大切です。 

有人受付かどうか

有人受付かどうかもレンタルオフィスを選ぶ際に重要なポイントです。フリーランスや起業したばかりの会社や、少人数で運営しているケースなどでは、人手が足りていない場合が多いでしょう。そこで、有人受付のオフィスであれば、受付で電話代行などのさまざまな業務を任せられるため、業務負担の軽減につながります。 ただし、有人受付のレンタルオフィスは、利用料が割高になる傾向があります。また、受付スタッフの対応の仕方によっては、訪問した顧客への印象が悪くなることもあります。スタッフの対応スキルやレベルも、事前に把握しておくとよいでしょう。

セキュリティ面

レンタルオフィスは、さまざまな企業の人が出入りするため、セキュリティ対策がしっかりと施されているかが重要なポイントです。セキュリティが緩いと機密情報や個人情報が漏れることがあり、トラブルなどの大きな問題が起きてしまう可能性があります。オフィスが入居するビルが警備会社と直接契約していたり、カードキーや生体認証システムなどを活用していたりするレンタルオフィスがおすすめです。また、インターネット回線のセキュリティにも注意しましょう。フリーWi-Fiの場合、ほかの企業に情報がもれるおそれがあります。そのため、個室スペースにそれぞれ回線が引かれているレンタルオフィスを選択しましょう。

駐車場の有無

レンタルオフィスは、駅の近くなどアクセスがよい場所にあることが多いため、駐車場は必要ないように感じます。しかし、業種によっては車が必要であったり、取引先の人や顧客などが車で来訪したりする場合もあります。そのため、駐車場はあったほうがよいでしょう。レンタルオフィスに駐車場が備わっている、もしくは近くにコインパーキングなどがあるオフィスを選ぶとよいでしょう。

契約更新料の有無

レンタルオフィスの契約をする際には、契約更新料があるかどうかもチェックすべきポイントです。レンタルオフィスによっては契約期間が年単位であったり、更新料が高かったりする場合があります。レンタルオフィスは月単位や週単位の契約である所が多いですが、長期の契約の場合は業績に応じた柔軟なオフィス対応ができなくなることがあります。初期費用が安く済んだとしても、更新料が高く設定されている場合はランニングコストが高くなります。経営に影響するケースがあるため、事業拡大を考えている場合は注意しましょう。こちらの記事では、レンタルオフィスと似ているシェアオフィスについても解説しています。似ている部分だけではなく異なる部分についても解説しているので、ぜひあわせてご覧ください。

まとめ

レンタルオフィスのメリットは、オフィスに必要な設備が整った空間でコストを抑え、気軽に事業をスタートできることです。テレワーク導入によるオフィスの縮小など、多様化する働き方にも効果的に対応できるでしょう。WORKPHILは、24時間いつでも自由に仕事ができる会員制のレンタルオフィスです。インターネット環境やデスクなどの設備も整っており、落ち着いた雰囲気のなかで働ける環境をご用意しています。オフィス開設を迅速かつ低コストで実現いただけるため、レンタルオフィスの利用を検討されている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。