コラム

コロナ禍で一気に浸透したテレワークですが、ここ数年では、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークが浸透しつつあります。ハイブリッドワークは対面とオンラインの長所を活かせますが、やはりある程度の準備が必要です。今回は、ハイブリッドワークのメリットやデメリットについて解説します。メリットとデメリットを把握したうえで、導入するかどうかを判断しましょう。

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせる働き方のことです。言い換えると、出社する日とテレワークで働く日の両方を、状況に応じて使い分ける働き方を指します。新型コロナウイルスが蔓延するまではオフィスワークが主流でしたが、コロナ禍へ突入したあとは、テレワークが一気に広まりました。こうした事情が落ち着きを見せ始めてからはオフィスワークも復活してきていますが、テレワークのメリット自体は今後も取り入れていきたいと考える企業は少なくありません。ハイブリッドワークは、近年耳にする「ワーク・ライフ・バランス」という言葉にぴったりの働き方です。そのため、今後は働き方改革の一環として、ハイブリッドワークが普及していくことがますます期待されます。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークは、メリットの大きい働き方として、近年多くの企業が取り入れています。今回は、代表的なメリットを4つご紹介します。今後改善したい点と照らし合わせながらご覧いただくと、ハイブリッドワークの価値をより実感できるでしょう。

オフィスをより柔軟に活用できる

ハイブリッドワークを導入することで引き起こることのひとつが、出社人数の減少です。出社人数が減少することでオフィスにゆとりができ、よりスペースを柔軟に活用できるようになります。オフィスの活用法に関する代表例としては、フリーアドレスが挙げられます。フリーアドレスとは、席の位置が固定ではなく、日によって自由に席を選べるスタイルのことです。出社人数が少なくなるとオフィスの自由度が上がり、フリーアドレスを取り入れやすくなります。また、フリーアドレス以外にも、ミーティングスペースや休憩スペースなどとして活用するのもおすすめです。

業務効率・生産性が向上する

状況に応じて働く環境を選べるようになると、業務効率・生産性が向上します。とくに、子育てをしている方に関しては、働きながら家庭のこともより考えなければなりません。そのため、その日に応じて働く環境を選べることで、仕事と子育ての両立がしやすくなります。テレワーク時の設備環境が十分に整っていない場合でも、ハイブリッドワークであれば出社が選択できるため、設備不良の心配も不要です。

従業員のモチベーションが向上する

自分で働く環境を選択できることは、モチベーションの向上にもつながります。モチベーションが上がることで、仕事にもより意欲的に取り組めるようになるでしょう。たとえば、家庭の事情や天候の影響によって出社が難しい場合はテレワークを選べるため、時間を有効活用でき、通勤のストレスを軽減できます。そのため、ストレスの軽減がモチベーションの向上となり、最終的には離職率の低下にもつながるでしょう。

優秀な人員が集まりやすくなる

働き方を選択できる自由度の高い職場は、優秀な人員が集まりやすくなります。なぜなら、自由度の高い職場は魅力的なイメージを持たれ、子育てや介護などで働き方に制限がある方でも受け入れやすくなるためです。受け入れる母数が多いと、その分優秀な人員が集まる確率も上がります。また、人員が集まると、付随して生まれるのが多様性です。さまざまな価値観を持った従業員が集まることで、多角的視点から事業の発展が可能になります。SDGsやグローバリズム、近年社会に求められている思想はさまざまです。より多くの思想に寄り添うことは企業に求められる姿勢でもあるため、多様性は企業自体のイメージアップにもつながります。

ハイブリッドワークのデメリット

魅力的な働き方であるハイブリッドワークにも、やはりデメリットがあります。今回は、ハイブリッドワークのデメリットを4つご紹介します。以下のなかから課題点を見つけ出し、ハイブリッドワークを導入する際には、なるべく克服した状態にしておきましょう。

勤怠管理が煩雑になる

ハイブリッドワークでは、オフィスワークとテレワークの2種類に対して勤怠管理が必要です。そのため、勤怠管理が煩雑になる傾向があります。勤怠管理をスムーズに行うためには、勤怠管理ツールを導入するのが効果的です。緊急時にも即座に対応できるよう、ハイブリッドワークならではの勤怠管理体制を整えましょう

適切に人事評価できない可能性がある

ハイブリッドワークでは、適切に人事評価ができない可能性があります。最大の理由は、テレワークにあります。テレワークでは、働いている従業員の働きぶりや成果が見えづらいため、人事評価を適切に行うのが困難です。だからといって、オフィスワークで働いている従業員を優遇することは、平等性に欠けてしまいます。ハイブリッドワークを導入する際は、テレワークでも適切な人事評価が行えるよう、人事評価ツールの導入や成果主義への切り替えなどで対策をとりましょう。

社内コミュニケーションが不足する

オフィスワークとテレワークが混在しているハイブリッドワークでは、社内コミュニケーションが不足しがちです。社内コミュニケーションがうまくいかない場合、伝達ミスや生産性の低下を招いてしまいます。コミュニケーションが円滑に回らなければ、仕事の受注が減少し、クライアントの信頼を損ねてしまう可能性もあるでしょう。また、緊急時やトラブル発生の際では、オフィスワークをしている従業員に業務負担が偏る傾向にあります。その際でもテレワーク中の従業員に協力してもらえるように、即連携がとれる体制を作っておかなければなりません。ハイブリッドワークでも円滑なコミュニケーションや強力な連携体制をとるためには、Web会議やチャットツールなどを導入するのがおすすめです。ハイブリッドワークでも従来どおり仕事がスムーズに進行するよう、各自が積極的にコミュニケーションをとりましょう。

外部に情報が漏れるおそれがある

テレワークの場合、外部に情報が漏れるおそれがあります。勤務中は個人情報や機密情報など、外部に漏れてはいけない情報をどうしても取り扱う必要が出てくるでしょう。テレワークで重要な情報を取り扱う場合は、とくに注意が必要です。外部に重要な情報が漏れた場合、会社としての信頼を損ね、多額の賠償金を請求される可能性も考えられます。情報漏えいや不正アクセスなどが発生しないように、セキュリティ面を強化したうえでハイブリッドワークを導入しましょう。

ハイブリッドワークの導入事例

ハイブリッドワークは、さまざまな企業へと普及しつつあります。そのなかでも、今回はハイブリッドワークを導入している企業を3つご紹介します。各導入事例を参考にし、ぜひ自社でもお役立てください。

株式会社サイバーエージェント

サイバーエージェントで行われているのは、健康的な働き方として導入されているハイブリッドワークの促進です。具体的には、特定の曜日をリモートワークにする「リモデイ」の導入や、安全なVPN回線の提供・業務用フォルダのクラウド化などのセキュリティ対策で、従業員の働き方をサポートしています。また、勤怠管理として行っているのは、オフィスワーク時とテレワーク時の各勤怠システムを利用した勤務時間のモニタリングです。毎日モニタリングを行い、退勤時間の遅延や労働時間が長期化している傾向が見られる場合は、本人と上長へ連絡し、都度状況を確認するといった対策がとられています。

株式会社ベネッセコーポレーション

ベネッセコーポレーションでもハイブリッドワークを導入しており、オフィスワークではフリーアドレスを採用しています。出社時のオンライン会議も活発に行えるように、仕様の異なる数種類の個人ブースを設置しています。テレワークの利用率も2022年度では約70%となり、ハイブリッドワークがしっかり活用されていることが伺えるでしょう。ワーク・ライフ・バランスも重要視されており、フレックスタイムの導入や育児・介護に関する制度も充実しています。フレックスタイムはコアタイムを設けず、7:00〜21:00の間で標準労働時間を7時間に設定した勤務体制です。育児・介護が必要な家族がいる従業員に関しては、休職制度やそれにともなう経済的支援を通じて、従業員をサポートしています。

サイボウズ株式会社

サイボウズでは、2010年8月にテレワークを試験導入しました。そのあとは、従業員の意見を取り入れながら何度も改善を重ねていき、現在では「100人100通り」働けるようなハイブリッドワークを確立しています。たとえば「午前中のみをテレワークにする」「金曜のみテレワークにする」など、テレワークにする日を個人のスケジュールによって選択可能です。また、会社用のノートPCやスマートフォンの支給・覗き見防止フィルターや社内SNSの導入などにより、テレワークの際でも安心して働ける体制が整っています。ガイドラインも作成されているため、テレワークでも従業員全員が共通認識を持って業務の遂行が可能です。

導入する際のポイント

ハイブリッドワークを導入するには、相応の準備が必要です。今回は、準備時に押さえておくべきポイントを5つご紹介します。すべてのポイントを把握したうえで、ハイブリッドワークの準備を進めましょう。

運用ルールを規定する

最低限守るべきルールを決めておくことで、ハイブリッドワークをスムーズに遂行できます。ルールとして決めるべき項目は、対象者・勤務場所・勤務時間・評価方法などです。ただし、あまり細かいルールまでは決めないことをおすすめします。たとえば「水曜日は全員出社する」と定めてしまうと、ハイブリッドワークならではの自由度を活かしきれません。最低限のルールを決め、問題点が発生した時点で従業員と話し合い、改善を繰り返しながら精度を上げていくのが得策です。

緊急時の代替手段を用意する

ハイブリッドワークは全員が出社している状況ではないため、緊急時の代替手段を用意しておく必要があります。たとえば、緊急時に担当者がテレワーク中である場合は、すぐに連絡がとれない場合があります。その場合の対策として、チャットや社内SNSなどのオンラインツールを導入し、テレワーク中の従業員とオフィスワーク中の従業員をすぐにつなげられる環境を整備しておきましょう。また、各案件をマニュアル化させ、属人化を防ぐのも有効です。

オフィス環境を整備する

ハイブリッドワークを導入するには、オフィス環境の整備が欠かせません。従来のオフィスワークにテレワークが追加されるため、テレワークに対応した環境整備が必要になります。具体的には、チャットやオンライン会議を行うためのコミュニケーションツールの導入や社内のフリーアドレス化などを進めていきましょう。また、テレワークにも対応した勤怠管理ツールも必要です。初めから完全な環境を提供できるとは限りません。従業員の意見も取り入れながら、よりよいオフィス環境となるような改善を繰り返していきましょう。オフィス環境改善の一環として、個室ブースの設置に近年注目が集まっています。こちらの記事では、個室ブースの種類やメリットについて解説します。

ICTツールを導入する

ICTとは「Information and Communication Technology」の略称であり、日本語へ翻訳すると「情報通信技術」という言葉になります。ITはデジタル化された情報や技術を指すのに対し、ICTは通信を使ってデジタル化された情報をやりとりする技術のことを指します。ハイブリッドワークでの業務遂行に関して鍵を握るのは、ICTツールの導入です。具体的には、メールやチャットなどのコミュニケーションツールの統合化や勤怠管理の強化を行いましょう。ハイブリッドワークを推進していくためには、スムーズな業務遂行が行えているかどうかが非常に重要です。そのために、ICTツールは大きな役割を果たします。

セキュリティ対策をする

ハイブリッドワークでは、従業員が社外でも業務が行える状態になります。そのため、セキュリティ対策を強化していく必要があります。たとえば、2段階認証の導入やセキュリティに関するリテラシーを高める教育の実施などを行っていきましょう。また、デバイスの貸し出しやセキュリティツールの導入も、セキュリティ対策に効果をもたらします。

まとめ

今回は、ハイブリッドワークのメリット・デメリットについて解説しました。ハイブリッドワークには、生産性や従業員のモチベーションを向上させるなどのメリットがあります。ただし、ハイブリッドワークは勤怠管理やツール導入などのために、ある程度の環境整備が必要となります。ハイブリッドワークをご検討の方は、ぜひWORKPHILをご利用ください。WORKPHILは商談からWeb会議まで、あらゆるビジネスシーンに対応したレンタルオフィスです。ソロから3〜6人の複数人用プランまでご用意しているため、利用人数に応じてプランを選択できます。内覧予約を随時承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。