コラム

オフィスを持つとなると、内装や設備を整えるために手間や時間がかかります。これからオフィスを持つ方におすすめなのが、オフィスサービスです。オフィスサービスは、手軽に利用できるサービスとして注目が集まっています。そこで、この記事では、オフィスサービスのひとつの「サービスオフィス」について解説します。また、メリット・デメリットやほかのオフィスサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

サービスオフィスとは

サービスオフィスは、内装や設備などの快適に仕事できる環境が整っているオフィスを提供するサービスです。通常、オフィスを持つ際は賃貸物件と契約し、自社で仕事環境を整えるため、設備や内装に費用や時間を費やします。また、内装や設備があらかじめ整っているため、自社で用意せず、すぐに快適な環境で仕事ができるでしょう。内装や設備だけでなく、水道や電気料金などの光熱費も賃料に含まれています。内装や設備を整えるためには膨大な時間や手間がかかりますが、労力を省けるので仕事により集中できるでしょう。手軽にオフィスを持ちたい企業に適しています。

サービスオフィスのメリット

サービスオフィスは、金銭面やサービス内容などさまざまなメリットがあります。ここでは、サービスオフィスのメリットを解説します。サービスオフィスの利用を検討している方は、参考にしてください。

すぐに事業を起こせる

大きなメリットのひとつは、すぐに事業を立ち上げられる点です。移転後すぐに仕事に着手でき、スムーズに業務を進められる環境が整っているため、利用者が設備を整える手間がかかりません。内装を変えたり、設備を整えたりするには時間や手間がかかります。しかし、サービスオフィスを利用すれば、内装や設備がすでに整っているため、すぐに事業を開始できます。また、短期間での利用も可能です。多くのサービスオフィスは月額制で利用できるため、短期的にオフィスを構えたい事業者にも適しているでしょう。ほかにも、初期費用を抑えられるメリットもあります。家具や設備があらかじめ整っているため、初期費用を大幅に削減できます。不動産仲介料や敷金なども不要なため、経費節約につながります。利便性の高い立地にある場合が多く、社員はもちろん、来客者も訪問しやすいでしょう。会議室やラウンジなどの設備は他社と共有で利用できるため、借りるスペースを最小限に抑えられます。

充実した設備やサービスを利用できる

受付や電話秘書などのサポートが利用できます。有人受付があるため、安心して来客対応を任せられます。来客の多い事業を展開している会社にとって、このサービスはとくに有益です。有人受付は、来客対応が必要な会社にとって非常に有益なサービスです。有人受付や電話秘書のサービスを利用すれば、受付や秘書を自社で雇う必要がなく、効率的に事業を展開できます。雇用する人員を最小限に抑えられる点も、サービスオフィスの大きなメリットです。さらに、有人受付や電話秘書以外にも、郵便物の受取対応、会議運営サポート、不在時の宅配物対応、フード提供などのサービスが実施されています。これらのサービスを提供してもらえるのは、事業運営において大きな利点です。社員が快適に働ける環境は、事業の成功において非常に重要です。社員が仕事に集中できるような環境を整えられることは、サービスオフィスの大きな魅力のひとつといえます。

上質な空間で働ける

上質な空間は、仕事の生産性を上げるだけでなく、顧客からの印象をよくする効果も期待できます。サービスオフィスでは、高級感のある内装など、上質な空間を提供しており、利用者によい印象を与えるでしょう。

事業拡大に柔軟に対応できる

事業を運営していくなかで、事業拡大を視野に入れる会社も出てくるでしょう。自社で賃貸契約や設備、内装などを手配する場合、簡単に事業拡大することは難しいです。サービスオフィスでは、契約内容を柔軟に変更できるため、事業拡大に対応しやすいのが大きな利点です。たとえば、利用するスペースを広げたり、縮小したりすることが可能です。事業拡大を考える際に、手間や時間をかけずに柔軟に対応できるため、手軽に事業を拡大できます。費用面での検討は必要ですが、柔軟に事業拡大できる点は大きなメリットと言えるでしょう。

セキュリティが高くて安心できる

サービスオフィスは、セキュリティの高さも魅力です。社員が入室する際にはICカードや生体認証を導入しており、高いセキュリティが確保されています。充実したセキュリティシステムがあることで、社員も安心して働けるため、満足度が向上するでしょう。

サービスオフィスのデメリット

一見、メリットばかりに見えるサービスオフィスですが、デメリットも存在します。メリットだけに注目して選ぶと、利用開始後にさまざまな不満が生じる可能性があります。あらかじめデメリットもしっかりと把握した上で、利用するかどうかを判断することをおすすめします。ここでは、サービスオフィスのマイナス点について解説しますので、メリットとあわせて参考にしてください。

ほかのオフィスサービスに比べて料金が高い

ほかのオフィスサービスに比べると料金が高くなる点がデメリットです。サポートやサービスが充実しているため、料金が高く設定される傾向にあります。コストが高いことは、会社の経営にとって大きな負担となります。また、設備利用料が別途発生する場合があるため、利用時には注意が必要です。コストは利用している限り発生し続けるため、慎重に判断することが重要です。

自由度が低い

サービスオフィスを利用するにあたり、ルールや契約内容に従う必要があります。利用者の一存で内装を変えたり、設備を変更したりすることはできないため、自由度は低いでしょう。また、近年ではほとんどの会社が仕事でインターネットを利用しています。基本的に無線LANを共有しているため、ミーティング時にZOOMなどのオンラインサービスを利用する場合、通信速度が遅くなることがあります。とくにオンラインサービスを中心に利用している会社は、これに注意が必要です。利用する際は、あらかじめ内装や設備が自社のニーズに合っているかを確認しながら選ぶことをおすすめします。

ほかのオフィスサービスとの違い

オフィスサービスには、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスやサテライトオフィス、インキュベーションオフィスやコワーキングスペースなどがあります。サービスオフィスは、そのなかでも上質でセキュリティの高さが魅力です。では、サービスオフィスはほかのオフィスサービスとどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、ほかのオフィスサービスとの違いを解説します。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスは、サービス内容や立地がさまざまで、多様な選択肢が提供されています。また、無人受付を採用しているケースが多いです。一方、サービスオフィスは有人の受付や秘書サービスが特徴です。そのため、レンタルオフィスと比較すると、有人か無人かという点で違いがあります。企業のニーズに合わせて、適切なサービスを選択することが重要です。サービスオフィスは、有人サポートを必要とする企業に適しているでしょう。

シェアオフィスとの違い

シェアオフィスは、サービスオフィスのように決められた場所で仕事するのではなく、空いている執務スペースで個々に仕事できるサービスです。シェアオフィスでは、防音性の高いブースを提供している場合が多いため、仕事に集中しやすいでしょう。シェアオフィスによって、さまざまなサービスを提供しています。ただし、サービスオフィスのようにいつも決まった場所で仕事できるわけではないため、離席時のパソコンの取り扱いには充分配慮が必要です。シェアオフィスの場合は、都度場所を変えて仕事ができるため、毎日違うブースで仕事したい方に適したオフィスサービスといえます。

バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを借りるのではなく、会社の所在地や郵便物の届け先メールボックスのみを提供しているサービスです。サービスオフィスは、執務スペースの提供がありますが、バーチャルオフィスの場合は執務スペースの提供がありません。そのため、バーチャルオフィスはサービスオフィスのなかでもっとも料金が安いです。バーチャルオフィスは、会社の所在地を設定したい方に適しています。また、郵便物が届くようメールボックスを設置したい方におすすめのサービスです。

サテライトオフィスとの違い

サテライトという単語は、衛星という意味です。サテライトオフィスは、本社などとは別の小規模なオフィススペースで、従業員が効率的に働くために設置しているケースが多いです。本社や支社まで出向くには時間がかかってしまう社員もいるため、サテライトオフィスは、本社などとは別の場所にオフィスを構えられるでしょう。従業員が本社などに出向かなくても働けるよう、通勤の負担を軽くしてくれるサービスとして活用されています。従業員が効率的に働ける環境を整えたい方には、サテライトオフィスは適しているでしょう。

インキュベーションオフィスとの違い

インキュベーションオフィスは、公的機関が関わっているオフィスサービスです。サービスオフィスでは公的機関が関わっていないという点で違いがあります。インキュベーションオフィスには、専門知識を持ったインキュベーションオフィスマネージャーというものがおり、経営や資金計画についてアドバイスしてもらえるでしょう。はじめての企業で不安な方はインキュベーションオフィスが適しています。

コワーキングスペースとの違い

コワーキングスペースは、コミュニケーションを重視したサービスといえます。コワーキングスペースは、決まった場所で仕事するのではなく、フリーアドレス形式により個室ブースで仕事ができるサービスです。コワーキングスペースでは、利用者同士が交流を持てるようイベントなどが開催されます。重要機密を取り扱う仕事をされている方はコワーキングスペースよりも、高いセキュリティが提供してもらえるサービスオフィスの方が適しているでしょう。

サービスオフィスに向いている企業

サービスオフィスを利用するのは、どんな企業が適しているのでしょうか。ここでは、サービスオフィスに適している企業の特徴を解説します。費用面や企業の拡大や縮小、立地に焦点を絞って解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

初期費用やランニングコストを抑えたい企業

起業したばかりの企業は、安定した収益が発生するまで可能なかぎり初期費用を抑えたいと思うでしょう。サービスオフィスでは、初期費用を大幅にカットできるため、初期費用やランニングコストを可能なかぎり抑えたい企業に適しています。また、サービスオフィスでは、オフィスを構えるにあたって内装や設備を企業側が整えなくてもよいため、手間や時間をかけずに起業したいといった場合にも適しているでしょう。まずは、軌道に乗るまで試験的にオフィスを構えたいという場合にもおすすめです。

立地条件のよい場所にオフィスを構えたい企業

サービスオフィスは、アクセスのよい場所にあるケースがほとんどです。立地のよいオフィスは、顧客によいイメージを与えられるでしょう。また、実際に毎日通勤してくる社員にとっても立地のよさは重要です。サービスオフィスを利用すれば、立地のよいオフィスを手軽に構えられるでしょう。WORKPHILは、新大阪駅から徒歩2分という好立地に位置しています。会社に出向きやすい点がメリットです。

テレワークに力を入れたい企業

最近ではテレワークに力を入れている企業も多く存在します。サービスオフィスでは、設備が充実しているため快適にテレワークできるでしょう。サービスオフィスは、これからテレワークに力を入れたい企業に適しているサービスといえます。

社員の人数に合わせてオフィス環境を調整したい企業

サービスオフィスは、会社を大きくしたいときに利用スペースを広げて利用できるため、社員の人数に合わせてオフィスの環境を調整できるでしょう。もちろん、規模を縮小して利用するケースにも対応可能です。オフィスを移動する際はやることが多く、なにから手を付ければいいかわからない方も多いでしょう。こちらの記事では、オフィス移転でやることについて解説しています。当日までのチェックリストや必要な手続きも取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。

まとめ

この記事では、サービスオフィスがどんなものなのかを解説しました。内装や設備が整った環境のため、すぐに事業がはじめられるメリットがあります。セキュリティが高く社員が安心して働けるでしょう。ほかにも、事業拡大にも柔軟に対応できるなどのメリットもあります。WORKPHILは24時間いつでも自由に仕事ができる、会員制のシェアオフィスです。事業者の気分やシチュエーションに合わせて選択できるオフィスが魅力です。新大阪駅から徒歩2分とアクセスがよく、オフィス内が機能的なので仕事がはかどるでしょう。内覧も可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。