レンタルオフィスの選び方は？利用に向いている企業や注意点を解説

「オフィスを借りたいけど、初期費用が高くて手が出せない」「長期間の契約は不安」こんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。そこで、近年注目を集めているのがレンタルオフィスです。必要な設備が整ったオフィス空間を短期間から利用できるため、柔軟にビジネスをスタートできる環境を提供してくれます。しかし、レンタルオフィスと一口に言っても、提供されるサービスや料金体系はさまざまで、選択肢を絞るのは簡単ではありません。この記事では、レンタルオフィス選びの14のポイントをわかりやすく解説します。レンタルオフィスを利用するメリットや契約前に注意すべき点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

レンタルオフィスの選び方は？

レンタルオフィスを選ぶ際には、仕事に適した環境かどうかをしっかり見極めることが重要です。選ぶポイントをしっかり確認し、自分の働き方やビジネススタイルに合ったレンタルオフィスを見つけることで、仕事の生産性と事業の発展につながるでしょう。ここでは、選ぶ際に押さえておきたい14のポイントについて詳しく説明します。

料金の仕組み

レンタルオフィスを選ぶ際は、まず「料金の仕組み」をよく理解することが大切です。レンタルオフィスには、個室の基本料金とは別に、会議室やコピー機などの共用設備にはオプション料金が発生するケースも少なくありません。頻繁に会議室を利用する場合や、電話受付サービスが必要な場合、オプションが重なると当初の予算を超えてしまう可能性もあります。あらかじめ必要なサービスの費用を確認しておくと安心です。また、月額料金だけでなく、入居時の初期費用にも注意が必要です。オフィスによっては、保証金や事務手数料など、入居の時点で一度に支払う費用がかかる場合があります。さらに、退去時には清掃費用がかかることが一般的です。入退去の際にかかる費用も含め、初めに必要な経費がどれくらいかかるかを確認して、予算計画を立てるとよいでしょう。もしオプションサービスを頻繁に使うのであれば、必要なサービスが含まれたプランを選ぶことで、長期的なコスト削減につながります。

レンタルオフィスの規模

レンタルオフィスを選ぶ際には、まず「規模」に注目しましょう。多くのレンタルオフィスでは、1人用の小さな部屋から数十人が働ける大規模スペースまで、さまざまなサイズが用意されています。必要なスペースがどれくらいかを把握し、事業が成長して人数が増えても、移転せず同じ場所でスペースを変更できる柔軟さがあるかがポイントです。たとえば、最初は1人からスタートした事業でも、後から必要なスペースに合わせて部屋を増やせれば、引っ越しの手間をかけずにスムーズに対応できます。

契約期間・更新費用

レンタルオフィスを選ぶ際は、契約期間と更新費用にも注目しましょう。多くは月単位で柔軟に契約できますが、場合によっては長期契約や更新料が発生するケースも少なくありません。短期間だけ借りたいのに、1年契約しかないオフィスだと、途中で解約する場合に高額な違約金がかかる可能性もあるため、契約内容をしっかり確認することが大切です。また、月額費用は手頃でも、更新料が毎年高額に設定されていると、予算を超える可能性があります。悪質な業者もいるため、契約書に書かれている更新料や違約金の条件を細かくチェックし、不明な点があれば事前に確認しておくことが重要です。

スペースの仕切り方

プライバシーと集中できる環境が確保されているかが重要です。スペースには大きく分けて「完全個室」と「ブース型個室」の2種類があります。それぞれの特徴を見て、業務内容に合った環境を選びましょう。完全個室タイプは、天井まで壁があるしっかりした個室で、プライバシーや防音性が高いのが特徴です。電話が多い業務や、商談などの場面では安心して使えるため、周囲の目や音が気になる方におすすめです。一方、ブース型個室は、壁と天井の間に隙間があり、一般的に完全個室タイプと比較して安価で使用できます。コストを抑えられますが、隣の部屋の声や音が聞こえやすく、自分の話も漏れやすくなります。そのため、機密性が必要な業務には不向きかもしれません。事前にオフィスを見学して、実際の音の響きやプライバシーの確保状態を確認することで、最適な選択ができるでしょう。

立地の良さ

立地選びは、短期的なコストだけでなく、将来的な事業の安定性や従業員の働きやすさも考慮して決めることが大切です。都心やターミナル駅周辺にオフィスを構えることで、取引先や顧客の信頼を得やすく、商談やミーティングもしやすくなります。安さを重視して選ぶと、駅から遠い場所や、交通が不便な場所になる可能性もあります。従業員や顧客にとって通勤・訪問が面倒になり、ストレスの原因になってしまうでしょう。さらに、治安や周辺環境も重要な要素です。繁華街や雑居ビルにあるオフィスでは、仕事に集中しにくく、スタッフや顧客にも不安を感じさせてしまう可能性があります。安全で快適に働ける場所を選ぶことが、長期的に見てビジネスの成長につながります。

郵便物の対応

事業者によって、郵便物の受け取りや転送サービスの内容は異なります。たとえば、基本料金で郵便物は受け取ってくれるものの、転送には追加料金がかかる場合や、週に一度の転送サービスが無料で提供される場合もあります。また、受け取る郵便物の数に制限があり、超えると追加料金が発生するケースも少なくありません。ビジネスが成長して郵便物が増える可能性も考慮し、費用について事前に確認しておくことが大切です。

会議室の稼働率

会議室を備えたレンタルオフィスを選ぶ際には、会議室の予約状況（稼働率）を事前に確認することが重要です。多くのレンタルオフィスでは、会議室は予約が必要です。人気の高いレンタルオフィスでは、ほかの企業と重なることも多いため、予約が常に埋まっている可能性もあります。たとえば、重要な打ち合わせやセミナーを開こうと思っても、希望する時間帯に会議室が空いていなければ、計画が狂ってしまうかもしれません。そのため、会議室の数や利用可能な時間帯、予約の取りやすさについて事前に詳細を確認しておくことが重要です。

セキュリティ

レンタルオフィスを選ぶ際、セキュリティは非常に重要なポイントです。情報漏えいや盗難を防ぐため、エントランスや会議室の出入口に防犯カメラが設置されているか、入退室管理がしっかりしているかを確認しましょう。生体認証システムやカードキーを使って個人の入室を管理しているオフィスなら、セキュリティが強化されており安心です。また、ネットワークのセキュリティにも注意が必要です。共用のWi-Fiを使う場合、誰でもアクセスできると不正アクセスのリスクが高まります。専用のパスワード付きWi-Fiや、暗号化されたネット環境を提供しているオフィスを選ぶことで、安心して業務を進められるでしょう。なお、業種によっては、より高いセキュリティが求められます。業務内容に応じて、個室タイプのオフィスを選びましょう。

受付の有無

受付スタッフが常駐しているレンタルオフィスでは、電話の取り次ぎをスタッフに任せられるため、業務に集中しやすくなります。また、クライアントの印象もよくなり、ビジネスの信頼性が向上する点も大きなメリットです。一方、受付スタッフがいない場合、コストを抑えられますが、すべての対応を自分で行う必要があります。電話や来客対応が多いと、業務の負担が増えてしまうでしょう。ただし、スタッフの質も重要なポイントです。内覧時にスタッフの対応をチェックし、しっかり教育されているか確認しておくとよいでしょう。受付の有無は、業務スタイルやコストバランスを考えて選ぶことをおすすめします。

運営会社の信頼性

信頼できる運営会社を選ぶことは、ビジネスの安定に欠かせません。信頼性の低い会社を選んでしまうと、オフィスが突然閉鎖されるリスクがあります。最悪の場合、オフィス閉鎖により業務の中断や余計な費用が発生する可能性もあります。そのため、運営会社の信頼性は事前にしっかり確認しておくことが重要です。まずは運営会社の創業年や過去の実績、ほかの利用者の口コミなどを調べてみましょう。運営会社がどれだけ安定しているかを見極めるためには、ホームページの情報だけでなく、実際にオフィスを見学し、スタッフと直接話してみるのも有効です。とくに、新しい会社や実績が少ない事業者は、トラブルに巻き込まれるリスクが高いため、注意が必要です。

利用時間

レンタルオフィスを選ぶ際には、利用時間が自分のビジネスに合っているかを確認することが大切です。たとえば、海外と取引がある場合、時差を考慮して夜間や早朝に作業することが多くなるかもしれません。土日や深夜に作業をする必要がある場合は、24時間利用可能なオフィスを選びましょう。オフィスによっては、営業時間外や休日に利用すると追加料金が発生します。また、シャワールームやベッドがあっても、寝泊まりが許可されていない場合もあります。自分のビジネスの運営時間に合わせて、必要な時間帯に自由に利用できるかを事前に確認しておきましょう。

ビルのグレード

レンタルオフィスの選び方で見落としがちなポイントのひとつが「ビルのグレード」です。顧客との打ち合わせや取引先が訪れる機会が多い事業の場合、ビルの印象がビジネスの信頼性やイメージに大きく影響を与えます。格安のレンタルオフィスは、古い雑居ビルにあることが多く、ビジネスの印象が悪くなり、信頼性に疑問を持たれるリスクも考えられます。逆に、グレードの高いビルにオフィスを構えることで、顧客からの信頼を得やすくなり、ビジネスの成長にもつながるでしょう。そのため、多少費用が高くても、きれいで整ったビルを選ぶことが重要です。オンラインでビルの外観を確認するだけでなく、実際に内見をして、施設や設備が整っているか、職場環境に適しているかを確認しましょう。

ワークスペース・専有スペースの利便性

レンタルオフィスを選ぶ際、最も重要なのは、ワークスペースや専有スペースの利便性がビジネスの運営に適しているかどうかです。とくに、作業環境や従業員の働きやすさは、業務効率や生産性に直結します。専有個室がある施設では、自分専用の作業スペースを確保でき、仕事に集中しやすい環境を作りやすいです。もし、チームでの作業が多い場合や、休憩時にリフレッシュできる場所が欲しい場合は、会議室やラウンジ、休憩エリアが整備されている施設を選ぶとよいでしょう。共有スペースがあると、従業員がオン・オフを切り替えやすく、業務効率も上がります。また、デスクの広さや椅子の快適さなど、長時間の作業でも疲れにくい設備が整っているかが大事です。共用スペースが充実しているオフィスは、気分転換やリラックスもできるため、集中力が長続きします。また、空調や温度管理も重要な要素です。夏の暑さや冬の寒さで作業効率が下がらないように、エアコンやサーキュレーターが適切に管理されているオフィスを選ぶことをおすすめします。専有スペースごとに風量や温度の調整が可能かどうかも、事前に確認しておくと安心です。

法人登記の許可

法人登記を視野に入れている場合は、希望するレンタルオフィスが法人登記を許可しているかを事前に確認することが大切です。法人登記とは、会社の基本情報を公開し、企業を正式な法人として公的に認めてもらう制度です。登記を行うことで法人格が与えられ、契約や取引がスムーズに進められるほか、融資も受けやすくなるといったメリットがあります。さらに、顧客からの信頼も高まり、事業を進めやすくなるでしょう。ただし、すべてのレンタルオフィスが法人登記に対応しているわけではありません。住所利用はできても法人登記ができないレンタルオフィスもあります。また、レンタルオフィスの住所で法人登記をした後に別の住所へ移転する場合、登記変更にともなう手間や費用が発生する点にも、注意が必要です。なお、会社の設立と実際の営業活動には異なる許可が必要です。業種によっては、営業に必要な許可や認可が異なるため、条件も確認しておきましょう。

コワーキングスペースとの違いは？

レンタルオフィスもコワーキングスペースも「シェアオフィス」の一種で、どちらも設備やスペースを共有できる場所です。しかし、料金やプライバシー、契約形態の違いなど、利用スタイルに大きな違いがあります。それぞれの特徴を理解し、自分のビジネススタイルに合った選択をしましょう。

専有スペースの違い

レンタルオフィスとコワーキングスペースの大きな違いは、プライバシーが確保できる専有スペースがあるかどうかです。レンタルオフィスは、専有の個室やデスクが用意され、必要な書類や機器をそのまま置いておけるため、自分のペースで仕事を進めたい方におすすめです。たとえば、商談や電話会議など周囲に気を使いたくない場面でも、個別のスペースがあれば落ち着いて作業できます。一方、コワーキングスペースは、オープンな空間をみんなで共有するスタイルです。決まったデスクはなく、その日の気分で席を選び、ノートPC1台で身軽に作業したい方にはぴったりですが、周囲への配慮が求められるため、機密情報を扱う仕事や頻繁な電話には向いていないかもしれません。それぞれの違いを理解し、どのような作業環境が自分に合うか考えて選ぶことが大切です。

契約期間の違い

レンタルオフィスは一般的に月単位や年単位での契約が多く、長期間の利用を前提としています。一方で、コワーキングスペースは1時間、1日、1か月といった短期から利用できる柔軟なプランが揃っているのが特徴です。たとえば、出張が多い方や不定期にオフィスを使いたい方にとっては、コワーキングスペースのように必要なときだけ利用できるプランが便利です。逆に、毎日使う予定があるなら、月契約や年契約ができるレンタルオフィスのほうが経済的で使いやすいでしょう。

料金の違い

レンタルオフィスは、専有スペースがある分、月額料金が高めに設定されています。料金は月単位で設定されており、長期利用を前提にした契約となります。一方、コワーキングスペースは、月額料金が比較的リーズナブルで、利用頻度に応じて柔軟に選べるプランが多いのが特徴です。時間単位や日単位で利用できる「ドロップイン」プランもあるため、出張が多く、頻繁に使わない方や短期間だけの利用を考えている方にはおすすめです。しかし、コワーキングスペースは共有スペースが多いため、プライバシーやセキュリティ面に不安があるのも事実です。すべてのバランスを考慮して、自分のビジネスに最適な選択をすることをおすすめします。

共益費の違い

レンタルオフィスとコワーキングスペースでは、共益費に関する取り決めが異なります。共益費とは、ビルの共用部分（ロビー、エレベーター、トイレなど）の維持や管理にかかる費用です。レンタルオフィスでは、共益費が別途請求されることが一般的です。そのため、利用料とは別の費用が発生することを考慮して予算を立てる必要があります。一方、コワーキングスペースでは、利用料金に共益費が含まれているため、別途追加料金を支払う必要はありません。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスを利用することで、さまざまなビジネス上のメリットを得られます。詳しく見ていきましょう。

入居までのスピードが早い

レンタルオフィスは、契約後すぐに事業を始められるスピーディーさが大きな魅力です。一般的な賃貸オフィスを利用する場合、審査から契約、さらに内装の工事や家具の手配など、開設までに多くの工程を要し、費用も時間もかかりがちです。しかし、レンタルオフィスなら、デスクや椅子、Wi-Fi、電話回線など、必要な設備がすでに整っているため、契約さえ済めばすぐにビジネスがスタートできます。

フリーランス・個人事業主も利用できる

自宅以外で快適な仕事環境を手軽に確保できるため、フリーランスや個人事業主にも利用しやすいのがレンタルオフィスです。自宅より集中しやすい環境が整っており、仕事の効率も高まります。さらに、受付や秘書サービスなどのサポートがあるオフィスを選べば、業務負担を軽減してくれます。自宅では感じられない、きちんとしたビジネス環境を提供してくれるでしょう。また、法律や税務、不動産、人材紹介など個別の許認可が必要な職業でも、個室や専用スペースが用意されているレンタルオフィスなら開業が可能です。共有スペースが多いコワーキングスペースでは取得が難しい許認可も、レンタルオフィスの個室ならクリアできるため、プライバシー確保が必要な業務にも最適です。ただし、オフィスの質や設備は事業者によって異なります。できる限り内見して、業務内容に適しているか、確認することをおすすめします。

社会的信用を得やすい

自宅で仕事をしていると、取引先やクライアントに対して、信頼感が欠ける場合があります。近年、インターネットでの集客は一般的になっており、ホームページやランディングページを活用することで全国や海外の顧客にもアプローチが可能です。しかし、実際のオフィス拠点があるかどうかは、顧客や取引先にとって信頼判断のひとつとなります。レンタルオフィスならビジネス専用の住所や電話番号を持てるため、ビジネスへの信頼性が高まるでしょう。とくに、商談や会議など重要な取引先との打ち合わせの際には、専用のオフィスがあることで信用度が増し、新しいビジネスチャンスや人脈の広がりにつながります。

オフィス設備が整っている

レンタルオフィスの魅力は、事業開始に必要なオフィス設備がすべて揃っていることです。デスクや椅子はもちろん、Wi-Fi、複合機、セキュリティ強化のためのカードキーや生体認証などセキュリティも完備されており、個人情報を扱う職種でも安心です。通常のオフィスなら高額なセキュリティ設備や防音対策も、レンタルオフィスならあらかじめ用意されているため、余計な負担をかけずに利用できます。また、会議室やラウンジ、複合機なども完備されており、クライアントとの打ち合わせやチームでのミーティングも快適に行えます。必要なものが最初から揃っているレンタルオフィスなら、少ない出費で自社オフィスに近い環境が実現できるでしょう。

異業種の人と交流できる

複数の企業が同じフロアを共有するタイプのレンタルオフィスでは、普段接点がない他業種のビジネスオーナーやフリーランスと出会うチャンスが豊富にあります。共用スペースや休憩エリアで気軽に会話を交わすことで、新たな人脈が広がるでしょう。また、レンタルオフィスの多くは、会員や入居企業同士が交流できるイベントを定期的に開催しています。業界を超えたネットワーキングの場が広がり、思わぬビジネスチャンスを得るきっかけになるかもしれません。異業種の人と交流することで、自分の事業に新しい視点やアイデアを取り入れられ、成長や発展のチャンスを広げられるでしょう。

レンタルオフィス契約前に注意したいポイント

レンタルオフィスを契約する前には、価格だけでなく総合的に判断することが大切です。ここでは、レンタルオフィス契約前に気をつけるべきポイントを4つ紹介します。

必ず内見する

契約する前には、必ず現地を見学することが大切です。Webサイトに載っている情報だけでは、実際の雰囲気や使い勝手を完全には把握できません。クライアントやお客様が訪れる場合、オフィスの印象はビジネスに大きな影響を与えます。駅からのアクセス、周辺環境、オフィス内の雰囲気、受付スタッフの対応など、実際に足を運んでチェックすることで、重要なポイントを見逃さずに確認できます。また、オフィスの清潔感や整理整頓された状態も大切なポイントです。快適な環境は社員の仕事の効率にもつながります。ホームページでは伝わりにくい「実際の使いやすさ」や「居心地のよさ」を確かめるためにも、必ず内見を行いましょう。

利用時間を確認する

多くのオフィスは、利用できる時間帯や曜日が決まっています。ほとんどの場合、平日の昼間や夕方は利用可能ですが、夜間や週末は使えないことがほとんどです。一般的には、夜間や土日の利用ができない、もしくは追加料金が発生します。業務内容によっては、柔軟な時間対応が必要なケースもあります。契約前に、利用可能な時間帯をしっかり確認して、自分のビジネスのスタイルに合ったオフィスを選びましょう。

クライアント・社員両方の利便性を考慮する

レンタルオフィスを選ぶ際には、クライアントと社員両方の利便性を考慮しましょう。まず、社員が通いやすい場所であることが基本です。交通の便がよい場所や、周辺に生活に便利な施設があると、スタッフにとっても快適に働ける環境が整います。また、クライアントが訪れやすい場所にオフィスがあることも大切です。ビジネスの信用を高めるには、住所や立地、ビルの印象が大きな影響を与えます。便利で信頼感のある場所にオフィスを構えることで、取引先や顧客に安心感を与え、ビジネスの信頼性を向上させられます。これら両方の視点で、しっかりと確認しておきましょう。

契約内容をよく確認する

契約する前に、契約内容をしっかり確認しておきましょう。とくに、契約を途中で解除した場合に発生する違約金や、追加費用については注意が必要です。契約書に記載された条件や金額をしっかり理解し、解約時にどれだけ費用がかかるかを確認しておきましょう。また、レンタルオフィスの料金は月額費用だけでなく、保証金や清掃費用、リフォーム費用など、別途支払いが必要な場合もあります。いくらかかるのか、事前にきちんと把握しておくことが重要です。

レンタルオフィスの利用に向いている人・企業

レンタルオフィスは、コストを抑えつつ、柔軟に利用できる作業環境を求める企業や個人に非常に適しています。なかでも、スタートアップやベンチャー企業にとっては、初期費用を抑えながらビジネスを始められる点が魅力です。事業が成長するにつれて、必要なスペースを簡単に広げたり縮小したりできるため、柔軟に事業の変化に対応できます。ほかにも、リモートワークを進める企業や、クライアントとの打ち合わせが頻繁にある業種にもレンタルオフィスは最適です。共用スペースや受付サービスが整っているため、訪問者に対して安心感や信頼感を与えやすい環境が整っています。出張や外出が多くても、秘書代行や電話対応サービスが利用できるため、オフィスにいなくてもスムーズに業務を進めやすいでしょう。ただし、店舗や倉庫が必要な小売業や製造業、商品の保管が重要な業種には向いていません。主にオフィスワークがメインの業務を中心とした環境であり、商品の保管や店舗設営を必要とするビジネスには適していないため注意しましょう。

まとめ

レンタルオフィス選びでは、自分の事業内容や目的に最適な環境を見極めることが重要です。必要な設備やスペースを明確にしたうえでオフィスを選ぶことで、効率的にビジネスを進められます。レンタルオフィスを活用することで、柔軟な働き方を実現し、効率的に事業を成長できます。業務内容に最適なオフィスを見つけ、快適なビジネス環境を手に入れましょう。なお、WORKPHILは、商談からリフレッシュまで多目的に利用できる施設が揃っています。24時間自由に使えるシェアオフィスとして、ビジネスの成長を加速させる最適な環境を提供します。柔軟な働き方を実現するために、ぜひWORKPHILをご検討ください。